Beheren van leverancier gegevens

Het belang van correcte leveranciersgegevens

“Ik bel veel liever, want ik heb geen email adres waar ik mijn vragen over een factuur naartoe kan sturen”

“Gelukkig hebben we weer betaald naar een foutief bankrekeningnummer”

Zei geen enkele accounts payable medewerker ooit.

Verhuizingen, fusies, overnames, outsourcing, nieuwe eigenaren, nieuwe naam of een nieuwe locatie. Al deze gebeurtenissen hebben invloed op de kwaliteit van uw masterdata.

Bij een matige kwaliteit van de masterdata van de masterdata kunnen er vervelende dingen gebeuren, bijvoorbeeld uw leverancier die geen producten meer levert, zodat uw productieproces in gevaar kan komen.

Cost Savings helpt u dit te voorkomen, door te kijken naar uw vendor master data en deze te beoordelen. Op basis van onze beoordelingen, saneren, structureren en verrijken we uw data.

We leveren u een rapport aan met:

• Verrijkte leveranciers
• Opgeschoonde leveranciers
• Dubbele leveranciers
• Inactieve leveranciers

Wat is dan het belang van correcte Masterdata in een financiële omgeving?

Masterdata verwijst naar de kerngegevens die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering en die door meerdere bedrijfsprocessen en -systemen worden gebruikt. In een financiële omgeving is correcte masterdata cruciaal voor nauwkeurige rapportage, compliance en strategische beslissingen.

Fouten door onjuiste Masterdata:

1. Inaccurate financiële rapportage:

Onjuiste gegevens leiden tot verkeerde financiële cijfers, wat invloed heeft op de betrouwbaarheid van de financiële rapporten.
Voorbeeld: Verkeerd geregistreerde klantgegevens resulteren in foute omzetregistratie.

2. Compliance risico’s:

Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen leiden tot niet-naleving van regelgeving, wat juridische en financiële risico’s met zich meebrengt.
Voorbeeld: Incorrecte leveranciersinformatie kan leiden tot schendingen van anti-corruptiewetgeving.

3. Inefficiëntie en verhoogde kosten:

Inefficiënties ontstaan door tijdverspilling bij het corrigeren van fouten, duplicaatwerk en het beheren van onnodige complexiteit.
Voorbeeld: Verkeerde voorraadgegevens leiden tot overstocking of stock-outs, wat extra kosten veroorzaakt.

Potentiële verbeteringen:

1. Gegevensvalidatie en -standaardisatie:

Implementeer strikte validatieregels en standaardisatieprocessen om ervoor te zorgen dat gegevens bij invoer juist en consistent zijn.
Gebruik van data governance-tools om gegevenskwaliteit te monitoren en te verbeteren.

2. Geautomatiseerde datacleaning:

Maak gebruik van geautomatiseerde tools en scripts om data regelmatig te controleren en om te schonen van fouten en dubbelingen.
Regelmatige audits en opschoon acties om de gegevensintegriteit te waarborgen.

3. Training en Bewustwording:

Train medewerkers in het belang van accurate masterdata en de best-practices voor gegevensbeheer.
Creëer bewustwording over de gevolgen van onjuiste gegevens en moedig een cultuur van ‘ownership’ aan.

Conclusie:

Correcte masterdata vormt de ruggengraat van een betrouwbare financiële administratie. Door middel van gegevensvalidatie, geautomatiseerde datacleaning en ‘juiste’ training van medewerkers kunnen organisaties de nauwkeurigheid van hun financiële gegevens verbeteren, risico’s verminderen en operationele efficiëntie verhogen.