Accounts Payable Audits
Beperk financiële risico’s en beheers kosten
Wij halen verliezen voor u terug
Dagelijks worden er miljarden transacties gedaan door bedrijven over de hele wereld. Een zeer klein deel van deze transacties gaat fout. Deze fouten worden veroorzaakt door mensen, technologie of een combinatie hiervan.
Een Accounts Payable Audit is een onafhankelijke beoordeling van uw financiële gegevens uit de crediteurenadministratie. Het onderzoekt hoe AP-transacties worden geregistreerd en of dit een nauwkeurig beeld geeft van de bedrijfsvoering.
Cost Savings helpt u inzicht te verkrijgen in de mogelijke fouten die gemaakt zijn en halen deze verliezen voor u terug.
Veel voorkomende fouten zijn onder andere:
- Dubbele betalingen
- Overbetalingen
- Betalingen aan een foutieve leverancier
- Gemiste betalingskortingen
- Foutief geboekte BTW
Het terughalen van onverschuldigde betalingen helpt u in de toekomst niet om deze te voorkomen. Wij analyseren de hoofdoorzaken, geven u hier inzicht in en geven handvaten om deze problemen op te lossen.
Saldo afstemmingen
Naast het analyseren van uw betalingen kijken we ook naar de openstaande saldi bij uw leveranciers.
Onze ervaring leert dat er onvoldoende tijd wordt gestoken in het afstemmen van deze saldi, omdat het een lastig en arbeidsintensief proces is. Juist voldoende tijd hiervoor kunnen nemen is vaak een probleem.
In een perfecte situatie zouden de openstaande saldi van u en uw leverancier gelijk moeten zijn. Onze ervaring leert dat dat niet het geval is. Wij geven u inzicht in deze verschillen door het opvragen van de zogenaamde statements of account.
Na het opvragen vergelijken wij de openstaande saldi van de leverancier met die van u en brengen verschillen aan het licht.
Wij zorgen dat onbekende credit tegoeden opgevolgd en geïncasseerd worden, zodat u geen winst mist.
Wij helpen graag!
Heb je nog specifieke vragen of wil je meer details over een bepaald aspect?
Direct naar
Vendor Master Services
Spend Management
Over ons
Contact
Contact
Neem contact op voor een advies op maat
Werkwijze
Data analyse
STAP 1
Ontvangen van data
Cost Savings ontvangt een datadump van uw ERP-systeem en converteert deze data zodat we onze analyses daarop kunnen uitvoeren.
STAP 2
Data analyse
Cost Savings analyseert uw data middels diverse zelflerende algoritmen om potentiële foutieve betalingen, gemiste betalingskortingen, foutief geboekte BTW etc. etc. op te sporen. We starten hier met dossiervorming zodat u inzage heeft in de claims die we willen communiceren met uw leveranciers.
STAP 3
Opvolgen van Claims
Na uw verificatie zullen wij uw leveranciers benaderen middels e-mail en telefoongesprekken. We doen dit op een niet agressieve manier, om uw klant-leveranciersrelatie niet te beschadigen. We zoeken uit of de claim terecht is of niet en innen de claim wanneer deze terecht is.
STAP 4
Innen van Claims
Wanneer de claim terecht is, zal Cost Savings deze voor u innen. We doen dit middels een bankoverschrijving naar een rekeningnummer van u of verkrijgen een schriftelijke goedkeuring van uw leverancier dat er verrekend mag worden.
Na bevestiging van de claim vanuit u, factureert Cost Savings de overeengekomen fee.
STAP 5
Rapportages
Cost Savings streeft ernaar om (twee-)wekelijkse update gesprekken te hebben met u. Wanneer het project is afgerond ontvangt u een rapport met de conclusies van het project en aanbevelingen om gemaakte fouten te voorkomen.
Werkwijze
Saldo afstemmingen
STAP 1
Ontvangen van data
Cost Savings ontvangt een datadump van uw ERP-systeem en converteert deze data zodat we een leveranciersselectie kunnen maken.
STAP 2
Leveranciersselectie
Cost Savings kiest op basis van dynamische criteria een selectie van uw leveranciers. U heeft dan de mogelijkheid om deze selectie te beoordelen.
STAP 3
Opvragen en analyseren van rekeningoverzichten
Na uw verificatie zullen wij uw leveranciers benaderen middels e-mail en telefoongesprekken. De ontvangen rekeningoverzichten analyseren we en volgen op met de leveranciers die vragen of nog niet gereageerd hebben.
STAP 4
Opvolgen en Innen van Claims
Cost Savings zal de potentiële claims bespreken met uw leveranciers en int deze wanneer deze terecht is .We doen dit middels een bankoverschrijving naar een rekeningnummer van u of verkrijgen een schriftelijke goedkeuring van uw leverancier dat er verrekend mag worden. Na bevestiging van de claim vanuit u, factureert Cost Savings de overeengekomen fee.
STAP 5
Rapportages
Cost Savings streeft ernaar om (twee-)wekelijkse update gesprekken te hebben met u. Wanneer het project is afgerond ontvangt u een rapport met de conclusies van het project en aanbevelingen om gemaakte fouten te voorkomen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd ben ik kwijt wanneer Cost Savings een audit komt doen?
Het werk ligt volledig bij Cost Savings. Nadat het contract is ondertekend, schakelt CS met een door jullie aangewezen contactpersoon voor de data overdracht. Wanneer de data door Cost Savings is ontvangen en de data analyse is uitgevoerd, plannen wij een kick off meeting in. Na de kick off meeting zullen wij de audit volgens onze stappen (zie Accounts Payable Audit) uitvoeren. Wij vragen 0,5 - 1 uur per 2 weken om door de claims te gaan. Een keer per maand/ kwartaal een fysieke meeting voor een tussentijdse rapportage en tenslotte een eindrapportage. Dit kan aangepast worden in overleg met u.
Kortom:
- Aanleveren data, 4 uur eenmalig
- Claims goed- / afkeuren en administratief opvolgen 0,5 - 1 uur per 2 weken
- Tussentijdse rapportage 1 - 1,5 uur op locatie/ remote
- Eindrapportage 1 - 1,5 uur op locatie / remote
Wat is no-cure no pay?
Cost Savings rekent een fee wanneer er daadwerkelijk een claim wordt gevonden, goedgekeurd wordt en uiteindelijk administratief verwerkt wordt. Cost Savings factureert pas wanneer de gelden op de rekening van onze klanten staan of de verrekening heeft plaatsgevonden.
Wat heb ik nodig voor een accounts payable audit?
Waar baseren jullie de succesfee op?
Onze succesfee is gebaseerd op de totale omvang en complexiteit van het onderzoek.
Voor het verrijken en opschonen van uw leveranciersbestand rekenen wij vaste tarieven. Deze zal per ‘leverancier’ berekend worden.
Voor meer informatie, vul ons contact formulier in.
Is mijn data veilig?
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw data. Om ervoor te zorgen dat uw informatie veilig blijft, hebben wij verschillende beveiligingsmaatregelen genomen:
- Gegevensversleuteling: Al uw gegevens worden versleuteld.
- Beveiligde servers: Onze data is opgeslagen op servers van Amazon Web Services en bevinden zich in datacenters (binnen Europa) met strikte beveiligingsprotocollen, inclusief fysieke en digitale beveiliging.
- Toegangscontrole: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw gegevens en dit gebeurt op basis van 'need-to-know' principes.
- Regelmatige audits: Wij voeren regelmatig beveiligingsaudits en -controles uit om te verzekeren dat onze beveiligingsmaatregelen effectief zijn en up-to-date blijven.
- Privacybeleid: Wij respecteren uw privacy en verwerken uw gegevens in overeenstemming met onze privacyverklaring.
- VOG: Op aanvraag kunnen wij van onze consultants desgewenst een VOG aanleveren*.
*kosten zijn voor rekening van de klant
