De 5 duurste fouten in uw crediteurenadministratie

In recovery audits over vele miljarden euro's aan spend zien wij telkens dezelfde vijf fouten terugkomen. Niet omdat administraties slecht werken, maar omdat deze fouten zich per definitie buiten het zicht van de reguliere controles afspelen. Hierbij de vijf, gerangschikt op wat ze organisaties in de praktijk kosten, met per fout het signaal waaraan u hem herkent.

1. Dubbele betalingen door dubbele stamdata

De duurste fout is een combinatie: een leverancier staat onder twee crediteurennummers in het systeem, en dezelfde factuur wordt via beide verwerkt. De standaard dubbelcontrole werkt per crediteurennummer en ziet dus niets. Signaal: leveranciers met vrijwel identieke namen of hetzelfde IBAN onder verschillende nummers.

2. Toeslagen en indexaties die blijven plakken

Een tijdelijke toeslag (brandstof, energie, corona) wordt afgesproken en nooit meer afgeschaft, of een indexatie wordt eerder of hoger doorgevoerd dan het contract toestaat. Per factuur klein, over jaren en volume fors. Signaal: stijgende gemiddelde prijs per eenheid bij gelijkblijvende afname, of toeslagregels die ook in dalende markten op de factuur blijven staan.

3. Creditnota's en saldi die nooit terugkomen

Toegezegde creditnota's die nooit worden verstuurd, geboekte creditnota's die nooit worden verrekend en vooruitbetalingen die na contracteinde blijven staan. Deze post is onzichtbaar in de eigen administratie en alleen te vinden via saldoafstemming met de leverancier. Signaal: geen periodiek statement-of-account proces met de grootste leveranciers.

4. Rekeningnummerwijzigingen zonder verificatie

De fout met het grootste schadepotentieel per geval: een rekeningnummerwijziging wordt doorgevoerd op basis van een e-mail, zonder verificatie via een bekend contactkanaal. Gaat het mis, dan is het geld vaak definitief weg. Signaal: wijzigingen in het stambestand kunnen door één persoon worden doorgevoerd, zonder vier-ogenprincipe en zonder callback naar een geverifieerd telefoonnummer.

5. Btw op de automatische piloot

Btw-codering op basis van de crediteur in plaats van de prestatie, verlegde btw die toch wordt betaald en buitenlandse btw die niet wordt teruggevraagd. Signaal: er is nooit een systematische toets gedaan van geboekte btw-percentages tegen het verwachte regime per prestatie.

Wat deze vijf gemeen hebben

Alle vijf zijn ze onzichtbaar in een sluitend grootboek en alle vijf zijn ze algoritmisch vindbaar in de betaalhistorie. Een periodieke doorlichting van drie tot vijf jaar aan betaaldata haalt de gemaakte fouten terug zolang ze nog niet verjaard zijn, en de bijbehorende procesrapportage voorkomt de volgende. Op no cure no pay basis is het financiële risico van zo'n doorlichting bovendien nul.