P2P-proces optimaliseren: 9 quick wins uit onze audits

Elke accounts payable audit eindigt bij ons met een managementrapportage: niet alleen wat er is teruggevonden, maar vooral waarom het mis kon gaan. Over alle audits heen komen dezelfde aanbevelingen telkens terug. Dit zijn de negen met de beste verhouding tussen inspanning en effect, direct toepasbaar zonder systeemvervanging.

1. Sluit dubbele invoerkanalen. Spreek per leverancier één factuurkanaal af en weiger duplicaten aan de poort. Twee kanalen is de nummer één bron van dubbele registraties.
2. Ontdubbel het leveranciersbestand en houd het schoon. Eén leverancier, één crediteurennummer. Dit ene principe repareert de dubbelbetalingscontrole van uw ERP-systeem.
3. Normaliseer factuurnummers bij invoer. Verwijder spaties, streepjes en voorloopnullen volgens een vaste regel, zodat F2026-001 en F2026001 als hetzelfde nummer worden herkend.
4. Verifieer elke rekeningnummerwijziging via een bekend kanaal. Callback naar het geverifieerde telefoonnummer uit het stambestand, nooit naar een nummer uit de wijzigingsmail, plus vier-ogenprincipe.
5. Beperk handmatige en spoedbetalingen. Elke betaling buiten de reguliere run omzeilt controles; registreer ze apart en controleer achteraf of de factuur niet ook regulier is betaald.
6. Bewaak creditnota's als openstaande posten. Een toegezegde creditnota krijgt een dossier en een vervaldatum, net als een vordering, en wordt gerapporteerd tot hij verrekend is.
7. Stem jaarlijks saldi af met uw top-100 leveranciers. Een gestandaardiseerd statement-of-account verzoek legt tegoeden bloot die in uw eigen administratie onzichtbaar zijn.
8. Rapporteer maandelijks op correctieboekingen. Aantal correcties per leverancier en boekingssoort is de beste vroegindicator van procesproblemen; de top-5 veroorzakers krijgen een verbeteractie.
9. Toets btw-codering aan de prestatie. Periodieke steekproef door een fiscaal specialist op afwijkende percentages en verleggingssituaties.

Waar te beginnen?

Begin met de maatregelen die bestaande controles repareren in plaats van nieuwe toevoegen: ontdubbelen van het stambestand (punt 2) en normaliseren van factuurnummers (punt 3) geven het snelste resultaat, omdat ze de standaard ERP-controle weer laten werken zoals bedoeld. Combineer de start bij voorkeur met een doorlichting van de betaalhistorie: zo weet u meteen welke fouten uit het verleden nog terug te vorderen zijn en welke van de negen punten in uw organisatie de meeste schade veroorzaken.