Onverschuldigde betaling aan een leverancier: uw rechten en de vijfjaarstermijn

Betaalt uw organisatie een factuur dubbel, betaalt u meer dan contractueel afgesproken of betaalt u een partij die helemaal niets te vorderen had, dan is er sprake van een onverschuldigde betaling. De wet geeft u het recht dat geld terug te vorderen. In de praktijk gebeurt dat echter alleen als u de betaling ook daadwerkelijk ontdekt, en daar gaat het meestal mis.

Wat zegt de wet?

Het Nederlandse recht kent de onverschuldigde betaling een eigen grondslag toe: wie zonder rechtsgrond heeft betaald, kan het betaalde als onverschuldigd terugvorderen. Voor de verjaring geldt in beginsel een termijn van vijf jaar, die gaat lopen vanaf het moment dat u met zowel de vordering als de ontvanger bekend bent. Let op: dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies; laat de exacte termijnen en grondslagen in een concreet geval altijd toetsen door een jurist.

Waarom de termijn in de praktijk knelt

De verjaringstermijn klinkt ruim, maar werkt in de praktijk tegen u. Een onontdekte dubbele betaling uit 2021 is in 2026 mogelijk niet meer te vorderen. Elke maand zonder actieve controle op de betaalhistorie laat dus potentiële claims verdampen. Dit is de belangrijkste reden waarom recovery audits standaard de volledige terugvorderbare periode van vijf jaar onderzoeken en waarom uitstel van zo'n onderzoek letterlijk geld kost.

Zo pakt u terugvordering aan

• Onderbouw de claim volledig: factuurkopieën, betaalbewijzen, bankafschriften en een duidelijke berekening.
• Benader de leverancier zakelijk en feitelijk. Verreweg de meeste leveranciers verifiëren de claim en werken gewoon mee; het gaat om herstel van een fout, niet om een conflict.
• Bied verrekening met openstaande facturen aan als praktisch alternatief voor terugbetaling.
• Leg elke claim en de afwikkeling vast, ook voor uw eigen procesverbetering.
• Reageert een leverancier niet, stuit dan tijdig de verjaring met een schriftelijke aanmaning en schakel zo nodig juridische hulp in.

Voorkomen naast genezen

Structureel terugvorderen begint met structureel detecteren. Organisaties die hun betaalhistorie periodiek laten doorlichten, combineren dat vrijwel altijd met verbeteringen aan de bron: opgeschoonde leveranciersstamdata, strakkere controles op factuurregistratie en een vier-ogenprincipe op rekeningnummerwijzigingen. Zo daalt het aantal nieuwe claims terwijl de oude worden teruggehaald.