Foutief geboekte btw: zo spoort u het op en vraagt u het terug

Btw is in de crediteurenadministratie een sluipend verliestype. De bedragen per factuur zijn vaak klein, de boekingen sluiten en de aangifte wordt keurig ingediend. Maar wie de btw-codering over meerdere jaren systematisch toetst, vindt vrijwel altijd afwijkingen: btw die betaald is waar hij verlegd had moeten worden, buitenlandse btw die via de teruggaafprocedure terug te vragen was, of een onjuist percentage dat klakkeloos van de factuur is overgenomen.

De vier meest voorkomende btw-fouten

• Verlegde btw toch betaald: de leverancier factureert ten onrechte mét btw en uw administratie boekt en betaalt het gewoon, bijvoorbeeld bij onderaanneming of bepaalde grensoverschrijdende diensten.
• Buitenlandse btw niet teruggevraagd: btw op facturen uit andere EU-landen is onder voorwaarden terug te vragen via de elektronische teruggaafprocedure, maar dat vergt actie binnen de geldende termijnen.
• Verkeerd percentage of verkeerde code: de btw-code wordt automatisch bepaald op basis van de crediteur in plaats van de geleverde prestatie, waardoor afwijkende prestaties verkeerd worden gecodeerd.
• Btw op facturen van niet-btw-plichtige partijen of op doorbelastingen waar geen btw op hoort.

Zo spoort u afwijkingen systematisch op

De effectieve aanpak is algoritmisch: bepaal per leverancier en per prestatiecategorie het verwachte btw-regime en toets elke geboekte factuurregel daaraan. Afwijkingen komen dan vanzelf bovendrijven: een leverancier die normaal verlegt en ineens btw factureert, een binnenlandse dienst met buitenlandse btw, een percentage dat niet bij de prestatie past. Deze analyse draait op dezelfde dataset als een accounts payable audit en wordt daarom vrijwel altijd gecombineerd uitgevoerd.

Terugvragen en herstellen

Het herstelpad hangt af van de fout. Onterecht gefactureerde btw vordert u in beginsel terug bij de leverancier, die een correctiefactuur uitreikt. Terugvorderbare buitenlandse btw loopt via de teruggaafprocedure, met strikte deadlines per kalenderjaar. Fouten in de eigen aangifte kunnen binnen de daarvoor geldende regels worden gecorrigeerd via een suppletie. Belangrijk: btw-herstel raakt aan fiscale compliance. Laat de afwikkeling daarom altijd toetsen door uw fiscalist; dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies.

Voorkomen: drie structurele maatregelen

• Koppel btw-codering aan de prestatie in plaats van uitsluitend aan de crediteur.
• Laat een fiscaal specialist periodiek een steekproef doen op de btw-codering van nieuwe leveranciers en afwijkende facturen.
• Neem btw-controle standaard op in de jaarlijkse doorlichting van de betaalhistorie.