Spend Management
Wat is Spend Management?
Spend Management of spend reductie is het proces van het monitoren, controleren en optimaliseren van bedrijfsuitgaven. Het doel is om de financiële gezondheid van uw bedrijf te verbeteren door de totale kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen zonder concessies te doen aan de kwaliteit of prestaties van producten en diensten.
Op basis van de gegevens uit de crediteurenadministratie analyseren wij de verschillende uitgavencategorieën. We identificeren vervolgens de categorieën die het meest geschikt zijn voor nader onderzoek. Daarna starten we een proces om de uitgaven en kosten binnen uw organisatie te verlagen. Dit doen we door diverse strategieën en tactieken toe te passen, zoals het onderhandelen van lagere prijzen met leveranciers, het bundelen van aankopen om schaalvoordelen te behalen, het aanpassen van betaaltermijnen voor betere voorwaarden, het opsporen en elimineren van verspilling, het optimaliseren van processen en het implementeren van efficiëntere systemen.
In stappen ziet het proces er als volgt uit:
- Breng de huidige uitgaven in kaart.
- Geef prioriteit aan belangrijke producten en leveranciers.
- Krijg inzicht in de bestaande inkoopprocessen.
- Centraliseer de inkoop en stel een duidelijk beleid op.
- Maak het gewenste bestelproces zo eenvoudig mogelijk.
Voorbeelden van Kosten Categorieën:
1. Inkoop van goederen en diensten:
- Voorbeelden: grondstoffen, kantoorbenodigdheden, IT-diensten.
- Potentiële besparingen: Onderhandelen over bulk inkoopkortingen, leveranciersbeheer.
2. Arbeidskosten:
- Voorbeelden: salarissen, uitzendkrachten, trainingskosten.
- Potentiële besparingen: Automatisering van taken, investeringen in efficiëntere training.
3. Reiskosten:
- Voorbeelden: vluchten, accommodaties, maaltijden.
- Potentiële besparingen: Gebruik van videoconferenties, boeking via goedkopere kanalen.
4. Energierekening:
- Voorbeelden: elektriciteit, gas, water.
- Potentiële besparingen: Investeren in energie-efficiënte technologieën, besparen door slim energiebeheer.
Strategieën voor Kostenefficiëntie:
1. Strategische Inkoop:
- Onderzoek verschillende leveranciers en onderhandel betere voorwaarden.
- Maak gebruik van raamcontracten voor volumevoordelen.
2. Uitgavenanalyse:
- Voer regelmatige audits uit om inefficiënties en besparingsmogelijkheden te identificeren.
- Gebruik data-analyse om uitgavenpatronen en trends te begrijpen.
3. Automatisering:
- Automatiseer administratieve en herhalende taken om arbeidskosten te verlagen.
- Implementeer geautomatiseerde rapportagetools voor betere controle.
Conclusie:
Effectief spend management is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Door strategische inkoop, uitgavenanalyse en automatisering kunnen bedrijven aanzienlijke besparingen realiseren en hun concurrentiepositie versterken.
Naast het verlagen van kosten kunnen wij ook een volledige transformatie- en/of sourcingtraject starten, waarbij wij adviseren over het kiezen en implementeren van een passend platform.
Wij helpen graag!
Heb je nog specifieke vragen of wil je meer details over een bepaald aspect?
Direct naar
Accounts Payable Audits
Vendor Master Services
Over ons
Contact
Contact
Neem contact op voor een advies op maat
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd ben ik kwijt wanneer Cost Savings een audit komt doen?
Het werk ligt volledig bij Cost Savings. Nadat het contract is ondertekend, schakelt CS met een door jullie aangewezen contactpersoon voor de data overdracht. Wanneer de data door Cost Savings is ontvangen en de data analyse is uitgevoerd, plannen wij een kick off meeting in. Na de kick off meeting zullen wij de audit volgens onze stappen (zie Accounts Payable Audit) uitvoeren. Wij vragen 0,5 - 1 uur per 2 weken om door de claims te gaan. Een keer per maand/ kwartaal een fysieke meeting voor een tussentijdse rapportage en tenslotte een eindrapportage. Dit kan aangepast worden in overleg met u.
Kortom:
- Aanleveren data, 4 uur eenmalig
- Claims goed- / afkeuren en administratief opvolgen 0,5 - 1 uur per 2 weken
- Tussentijdse rapportage 1 - 1,5 uur op locatie/ remote
- Eindrapportage 1 - 1,5 uur op locatie / remote
Wat is no-cure no pay?
Cost Savings rekent een fee wanneer er daadwerkelijk een claim wordt gevonden, goedgekeurd wordt en uiteindelijk administratief verwerkt wordt. Cost Savings factureert pas wanneer de gelden op de rekening van onze klanten staan of de verrekening heeft plaatsgevonden.
Wat heb ik nodig voor een accounts payable audit?
Waar baseren jullie de succesfee op?
Onze succesfee is gebaseerd op de totale omvang en complexiteit van het onderzoek.
Voor het verrijken en opschonen van uw leveranciersbestand rekenen wij vaste tarieven. Deze zal per ‘leverancier’ berekend worden.
Voor meer informatie, vul ons contact formulier in.
Is mijn data veilig?
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw data. Om ervoor te zorgen dat uw informatie veilig blijft, hebben wij verschillende beveiligingsmaatregelen genomen:
- Gegevensversleuteling: Al uw gegevens worden versleuteld.
- Beveiligde servers: Onze data is opgeslagen op servers van Amazon Web Services en bevinden zich in datacenters (binnen Europa) met strikte beveiligingsprotocollen, inclusief fysieke en digitale beveiliging.
- Toegangscontrole: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw gegevens en dit gebeurt op basis van 'need-to-know' principes.
- Regelmatige audits: Wij voeren regelmatig beveiligingsaudits en -controles uit om te verzekeren dat onze beveiligingsmaatregelen effectief zijn en up-to-date blijven.
- Privacybeleid: Wij respecteren uw privacy en verwerken uw gegevens in overeenstemming met onze privacyverklaring.
- VOG: Op aanvraag kunnen wij van onze consultants desgewenst een VOG aanleveren*.
*kosten zijn voor rekening van de klant
